Aufbewahrungsfristen steuerlicher und ärztlicher Unterlagen

Ärztinnen und Ärzte müssen steuerrelevante Unterlagen, wie zum Beispiel Aufzeichnungen ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder – bei freiwilliger Bilanzierung – auch Bücher, Bilanzen bzw. die Jahresabschlüsse, mindestens zehn Jahre aufbewahren. Sämtliche Geschäftskorrespondenz wie Patientenbriefe oder der Schriftwechsel mit den Krankenkassen usw. muss nach dem Steuerrecht mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente können jedoch länger sein, soweit sich eine Aufbewahrungsfrist nach anderen Gesetzen ergibt (siehe unten). Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem – bei freiwilliger Buchführung – die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist. Bei der Einkünfteermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Einnahmen-Überschuss-Rechnung beim Finanzamt eingereicht worden ist. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist für alle Geschäftsbriefe beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Briefe empfangen oder abgesandt wurden (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung). Entsprechendes gilt auch für elektronisch archivierte Dokumente und Belege.

Stichtag 31.12.2016

Am 31.12.2016 kann der Arzt/die Ärztin alle genannten Unterlagen aus dem Jahr 2006 vernichten, für die die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt. Dies betrifft also die Buchführungsunterlagen, sofern in den Dokumenten 2006 der letzte Eintrag erfolgt ist. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für 2005 kann ebenfalls vernichtet werden, wenn diese in 2006 beim Finanzamt eingereicht worden ist. Dokumente, für die die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt, können bis zum Jahr 2010 vernichtet werden. Dies betrifft unter anderem die in 2010 empfangene oder abgesandte Praxiskorrespondenz. Die genannten Aufbewahrungsfristen gelten aber nicht, soweit die betreffenden Dokumente für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind. Dies ist unter anderem der Fall, wenn die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Ärztliche Unterlagen

Für ärztliche Unterlagen wie Patientenunterlagen oder sonstige Aufzeichnungen über Untersuchungen und Analysen gilt im Regelfall eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach Abschluss der Behandlung. Längere Aufbewahrungsfristen gelten unter anderem für Aufzeichnungen über die Behandlung mit radioaktiven Stoffen oder für Aufzeichnungen über Röntgentherapien (jeweils 30 Jahre nach § 43 Strahlenschutzverordnung bzw. Röntgenverordnung).

Stand: 29. November 2016